Privacyverklaring
Vaktura is een online dienst waarmee ondernemers offertes en facturen maken, versturen en laten ondertekenen. Wij gaan zorgvuldig met gegevens om: we verzamelen alleen wat nodig is om de dienst te leveren, we verkopen nooit gegevens aan derden en we gebruiken geen tracking- of advertentiecookies.
1. Twee rollen: verantwoordelijke én verwerker
- Voor de gegevens van onze gebruikers (accountgegevens, betaalgegevens, gebruik van de dienst) zijn wij verwerkingsverantwoordelijke.
- Voor de gegevens die gebruikers zelf in Vaktura zetten over hun klanten (zoals namen en adressen op offertes) zijn wij verwerker: de gebruiker bepaalt, wij faciliteren. De verwerkersafspraken staan in artikel 10 van de algemene voorwaarden.
2. Welke gegevens we verwerken, en waarom
| Gegevens | Doel | Grondslag |
|---|---|---|
| Bedrijfsnaam, e-mailadres, wachtwoord (versleuteld als hash), eventueel passkey | Account aanmaken, inloggen, contact | Uitvoering overeenkomst |
| Inhoud van offertes, facturen en klantgegevens die je invoert | De kernfunctie: documenten maken, versturen en bewaren | Uitvoering overeenkomst |
| Spraakopnames (bij "offerte inspreken") | Eenmalige omzetting naar tekst; de opname wordt na verwerking niet bewaard | Uitvoering overeenkomst |
| Naam, handtekening, tijdstip en IP-adres bij online akkoord | Bewijs van ondertekening voor onze gebruiker | Gerechtvaardigd belang |
| Tijdstippen waarop een offerte-link wordt geopend | De gebruiker tonen of zijn offerte bekeken is | Gerechtvaardigd belang |
| IP-adres en tijdstip bij aanmelding en inloggen; technische logbestanden | Beveiliging, misbruikpreventie, foutopsporing | Gerechtvaardigd belang |
| E-mailverkeer dat via het platform wordt verstuurd | Bezorging van offertes, facturen en systeemmails | Uitvoering overeenkomst |
3. Subverwerkers
Wij leveren de dienst met behulp van een klein aantal zorgvuldig gekozen leveranciers:
| Leverancier | Doel | Locatie |
|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH | Hosting van de applicatie en database | Duitsland (EU) |
| xCloud / OX App Suite | E-mailverzending en -ontvangst | EU |
| mijn.host | Domeinregistratie en DNS | Nederland |
| OpenAI (API) | Omzetten van spraak naar tekst | VS* |
| Anthropic (API) | Structureren en verbeteren van tekst | VS* |
* Doorgifte naar de VS vindt plaats onder passende waarborgen (EU-VS Data Privacy Framework en/of EU-modelcontractbepalingen). Beide AI-leveranciers gebruiken via de zakelijke API aangeleverde gegevens niet voor het trainen van hun modellen. Er worden alleen gegevens gedeeld die nodig zijn voor de betreffende functie (bijv. de spraakopname bij het inspreken), en alleen op het moment dat jij die functie gebruikt.
4. Bewaartermijnen
- Accountgegevens en documenten: zolang het account bestaat, plus maximaal 90 dagen na beëindiging (daarna verwijderd, ook uit de actieve back-upcyclus).
- Spraakopnames: niet bewaard na verwerking tot tekst.
- Technische logbestanden: maximaal 12 maanden.
- Gegevens die wij zelf wettelijk moeten bewaren (zoals onze eigen facturen aan gebruikers): 7 jaar (fiscale bewaarplicht).
5. Beveiliging
Alle verkeer verloopt versleuteld (TLS/HTTPS). Gegevens staan op servers binnen de EU. Wachtwoorden worden uitsluitend als hash opgeslagen; inloggen met passkey (vingerafdruk) wordt ondersteund. We maken dagelijks back-ups en hanteren strikt toegangsbeheer: alleen de beheerder heeft toegang tot productiesystemen.
6. Cookies
Vaktura gebruikt uitsluitend functionele cookies: een sessiecookie om je ingelogd te houden en een voorkeurscookie (zoals je weergave-instelling). Er zijn geen tracking-, analyse- of advertentiecookies van derden. Daarom is er ook geen cookiebanner nodig.
7. Jouw rechten
Je hebt het recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid van je gegevens en het recht om bezwaar te maken tegen verwerkingen op grond van gerechtvaardigd belang. Mail daarvoor naar info@vaktura.nl — we reageren binnen 30 dagen. Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Staan jouw gegevens in Vaktura omdat een ondernemer (onze gebruiker) je een offerte of factuur stuurde? Richt je verzoek dan in eerste instantie aan die ondernemer — die is verantwoordelijk voor die gegevens; wij helpen waar nodig.
8. Wijzigingen
Wij kunnen deze verklaring aanpassen, bijvoorbeeld bij nieuwe functies of leveranciers. De actuele versie staat altijd op deze pagina; bij wezenlijke wijzigingen informeren we gebruikers via e-mail of in de app.