Algemene voorwaarden
1. Definities
- Vaktura: de online dienst voor offertes en facturen op vaktura.nl en app.vaktura.nl, aangeboden door IWolf (KvK 88400344), hierna "wij".
- Gebruiker: de onderneming (bijv. ZZP'er of bedrijf) die een account heeft en de dienst gebruikt, hierna "je".
- Eindklant: de klant van de Gebruiker die bijvoorbeeld een offerte ontvangt of ondertekent.
2. Toepasselijkheid en zakelijk gebruik
Deze voorwaarden gelden voor elk gebruik van Vaktura. Vaktura is uitsluitend bedoeld voor zakelijk gebruik (business-to-business). Door een account aan te maken verklaar je te handelen in de uitoefening van een beroep of bedrijf. Consumentenbeschermende bepalingen zijn niet van toepassing. Afwijkingen van deze voorwaarden gelden alleen als wij die schriftelijk hebben bevestigd.
3. Account en proefperiode
- Je verstrekt bij aanmelding juiste en volledige gegevens en houdt je inloggegevens geheim. Alles wat via jouw account gebeurt, wordt aan jou toegerekend.
- Wij mogen een aanmelding zonder opgave van redenen weigeren of aanvullende verificatie vragen.
- De proefperiode (30 dagen) is gratis en loopt automatisch af: er start nooit stilzwijgend een betaald abonnement en er zijn geen verborgen kosten. Na afloop kun je kiezen voor een abonnement; doe je dat niet, dan wordt het account gedeactiveerd.
4. Abonnement, prijs en betaling
- Het abonnement kost het op de website vermelde bedrag per maand, exclusief btw, maandelijks vooruit te voldoen.
- Het abonnement is maandelijks opzegbaar, zonder opzegtermijn langer dan één maand. Reeds betaalde periodes worden niet terugbetaald.
- Prijswijzigingen kondigen we minimaal 30 dagen van tevoren aan. Ben je het er niet mee eens, dan kun je vóór de ingangsdatum opzeggen.
- Bij uitblijvende betaling mogen we het account na een herinnering opschorten totdat betaald is.
5. Gebruik van de dienst
- Jij bepaalt de inhoud van je offertes, facturen en overige gegevens, en bent daar zelf volledig voor verantwoordelijk — inclusief de juistheid van bedragen, btw-tarieven, KvK-verwijzingen en wettelijk verplichte factuurvermeldingen.
- Het is niet toegestaan de dienst te gebruiken voor onrechtmatige doeleinden, spam, misleiding, of het verwerken van gegevens waarvoor je geen grondslag hebt.
- Voor de AI-functies geldt een fair-use-beleid: wij mogen redelijke gebruikslimieten instellen (bijvoorbeeld een maximum aantal AI-acties per dag) om misbruik en excessieve kosten te voorkomen.
- Bij misbruik of schending van deze voorwaarden mogen wij het account per direct opschorten of beëindigen.
6. AI-functies — controleplicht
Vaktura biedt functies waarbij kunstmatige intelligentie tekst of documenten genereert of bewerkt (zoals offerte inspreken, tekst perfectioneren en vertalen). Voor al deze functies geldt:
- AI-uitvoer is een hulpmiddel, geen eindproduct. De uitvoer kan fouten bevatten — in bedragen, aantallen, btw, spelling of interpretatie van wat je hebt ingesproken.
- Je bent verplicht elk document te controleren vóór verzending. Documenten worden nooit automatisch verstuurd zonder jouw handeling.
- Wij zijn niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit het gebruik van niet of onvoldoende gecontroleerde AI-uitvoer.
- Vaktura verleent geen boekhoudkundig, fiscaal of juridisch advies. Raadpleeg daarvoor je boekhouder of adviseur.
7. Offertes, facturen en elektronische ondertekening
- Overeenkomsten die via Vaktura tot stand komen (zoals een geaccordeerde offerte) zijn overeenkomsten tussen jou en je Eindklant. Vaktura is daarbij geen partij en aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor de nakoming, inhoud of rechtsgeldigheid daarvan.
- Bij online akkoord leggen we ondersteunend bewijs vast (zoals naam, tijdstip, handtekening en IP-adres). Dit is een gewone elektronische handtekening; wij garanderen niet dat deze in elke situatie of procedure als bewijs volstaat.
- Facturen die je via Vaktura maakt en verstuurt blijven jouw facturen; de wettelijke (fiscale) bewaarplicht van 7 jaar rust op jou. Exporteer je administratie regelmatig (bijv. via de boekhouder-export).
8. Beschikbaarheid en onderhoud
Wij spannen ons in om Vaktura goed en ononderbroken te laten werken, maar garanderen geen foutloze of ononderbroken beschikbaarheid (inspanningsverplichting). We mogen de dienst onderhouden, wijzigen of onderdelen vervangen. Gepland onderhoud met merkbare impact kondigen we waar redelijkerwijs mogelijk vooraf aan.
9. Jouw gegevens en back-ups
- Alle gegevens die je in Vaktura zet blijven van jou. Wij gebruiken ze uitsluitend om de dienst te leveren, zoals beschreven in de privacyverklaring.
- Wij maken dagelijks back-ups ten behoeve van continuïteit. Dit ontslaat je niet van je eigen bewaarplicht (zie artikel 7).
- Na beëindiging van je account bewaren we je gegevens nog maximaal 90 dagen (zodat je kunt terugkomen of exporteren), daarna worden ze verwijderd.
10. Persoonsgegevens (verwerkersafspraken)
Voor persoonsgegevens van jouw Eindklanten die je in Vaktura verwerkt (zoals namen en adressen op offertes) zijn wij verwerker en jij verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG. Dit artikel geldt tussen ons als verwerkersovereenkomst: wij verwerken deze gegevens uitsluitend voor het leveren van de dienst, beveiligen ze passend, schakelen alleen subverwerkers in die in de privacyverklaring staan vermeld, melden datalekken die jou raken zonder onredelijke vertraging, en verwijderen de gegevens conform artikel 9. Wij assisteren je binnen redelijkheid bij verzoeken van betrokkenen.
11. Aansprakelijkheid
- Onze totale aansprakelijkheid, uit welke hoofde dan ook, is beperkt tot directe schade en tot maximaal het bedrag dat je in de drie maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis aan ons hebt betaald. Tijdens een gratis proefperiode is de aansprakelijkheid beperkt tot € 100.
- Wij zijn nooit aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder gevolgschade, gederfde winst, gemiste opdrachten, reputatieschade of verlies van gegevens — behalve voor zover de schade het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid aan onze zijde.
- Je vrijwaart ons voor aanspraken van Eindklanten of andere derden die verband houden met jouw gebruik van de dienst of de inhoud van jouw documenten.
- Elke vordering vervalt 12 maanden nadat je met de schade bekend werd.
12. Overmacht
Wij zijn niet gehouden tot nakoming bij overmacht, waaronder mede wordt verstaan: storingen bij hostingproviders, e-maildiensten of AI-leveranciers, internet- of stroomstoringen, DDoS-aanvallen en overheidsmaatregelen.
13. Wijziging van deze voorwaarden
Wij mogen deze voorwaarden wijzigen. Wezenlijke wijzigingen kondigen we minimaal 30 dagen van tevoren aan via e-mail of in de app. Gebruik je de dienst daarna nog, dan gelden de nieuwe voorwaarden. Ben je het er niet mee eens, dan kun je vóór de ingangsdatum opzeggen.
14. Slot
Op deze voorwaarden is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter van de rechtbank Gelderland. Als een bepaling nietig blijkt, blijven de overige bepalingen volledig van kracht en wordt de nietige bepaling vervangen door een geldige die de strekking zo dicht mogelijk benadert.