Betalingsherinnering voorbeeld: zo schrijf je die

Betalingsherinnering voorbeeld: duidelijk, vriendelijk en compleet

Een goed voorbeeld van een betalingsherinnering noemt het factuurnummer, openstaande bedrag en de betaaldatum. Vraag vriendelijk om betaling, vermeld je rekeningnummer en voeg de factuur toe.

Zo weet jouw klant meteen welke rekening nog openstaat. Je maakt betalen eenvoudig, zonder direct druk op de relatie te zetten. Dat is belangrijk wanneer je straks opnieuw bij dezelfde klant werkt.

Bij Vaktura staat een praktische aanpak centraal: voor vakmensen met meer klussen dan tijd. Daarom vind je hieronder teksten die je direct kunt aanpassen. Ook lees je wanneer je welke herinnering gebruikt. Daarbij maken we onderscheid tussen zakelijke klanten en consumenten. Vooral bij incassokosten gelden namelijk verschillende regels.

Wat is een betalingsherinnering precies?

Een betalingsherinnering is een bericht over een factuur waarvan de betaaltermijn verstreek. Je vraagt de klant om het openstaande bedrag alsnog te betalen. Meestal stuur je deze herinnering per e-mail, samen met de oorspronkelijke factuur.

De eerste herinnering heeft vooral een praktisch doel: een gemiste betaling oplossen. Misschien belandde jouw factuur in de spamfolder of ontbreekt een inkoopnummer. Ook kan de klant gewoon vergeten zijn om te betalen.

Begin daarom zakelijk en vriendelijk, zonder meteen onwil te veronderstellen. Noem wel duidelijk wat je verwacht en wanneer je betaling wilt ontvangen.

Een herinnering is niet altijd een formele aanmaning

Woorden als herinnering, aanmaning en sommatie worden vaak door elkaar gebruikt. Toch bepaalt vooral de inhoud welke juridische functie jouw bericht heeft. Alleen het woord ‘aanmaning’ boven een e-mail geeft geen extra rechten.

Een ingebrekestelling geeft een klant doorgaans een laatste redelijke termijn voor nakoming. Dat kan nodig zijn voordat de klant juridisch in verzuim raakt. Bij een duidelijke, afgesproken uiterste betaaldatum kan verzuim ook automatisch ontstaan. De afspraken en omstandigheden bepalen welke situatie voor jouw factuur geldt.

Een consumentenbrief over incassokosten heeft daarnaast eigen eisen. Gebruik daarvoor niet zomaar een strenger geformuleerde versie van je eerste herinnering.

Wat moet je in een betalingsherinnering zetten?

Een klant moet jouw bericht kunnen begrijpen zonder oude e-mails te zoeken. Vermeld daarom alle gegevens die nodig zijn om direct te betalen.

• Jouw bedrijfsnaam en een bereikbaar e-mailadres of telefoonnummer.
• De naam van de klant en eventueel het klantnummer.
• Het factuurnummer, de factuurdatum en de oorspronkelijke vervaldatum.
• Een korte omschrijving van de klus of geleverde dienst.
• Het bedrag dat daadwerkelijk nog openstaat, inclusief toepasselijke btw.
• De datum waarop je de betaling graag wilt ontvangen.
• Jouw IBAN en de tenaamstelling van de rekening.
• Het betalingskenmerk, meestal gelijk aan het factuurnummer.
• Een kopie van de oorspronkelijke factuur als bijlage.

Noem bij een deelbetaling alleen het resterende saldo als betaalverzoek. Vermeld eventueel daarnaast het oorspronkelijke bedrag en de ontvangen betaling. Zo voorkom je verwarring over wat jouw klant nog moet overmaken.

Een herinnering vervangt geen juiste factuur. Controleer daarom ook de wettelijke eisen aan facturen voordat je verder gaat. Een onduidelijke omschrijving of verkeerde tenaamstelling kan de verwerking onnodig vertragen.

Kies een onderwerpregel die direct duidelijk is

Gebruik bijvoorbeeld: ‘Betalingsherinnering factuur [factuurnummer] – [bedrijfsnaam]’. Jouw klant ziet dan meteen waarover het bericht gaat. Vermijd hoofdletters, uitroeptekens en een dreigende toon bij de eerste herinnering.

Stuur je naar een zakelijke opdrachtgever? Voeg dan eventueel het projectnummer toe. Een administratie verwerkt meerdere leveranciers en zoekt vaak op zulke kenmerken.

Eerste betalingsherinnering: voorbeeld voor een vriendelijke e-mail

Dit voorbeeld past bij een factuur die kort geleden verviel. Je gaat ervan uit dat de klant de betaling heeft gemist. De genoemde termijn van zeven dagen is een praktische keuze. Het is geen wettelijke standaard voor iedere betalingsherinnering.

Kopieerbare tekst voor je eerste herinnering

Onderwerp: Betalingsherinnering factuur [factuurnummer] – [jouw bedrijfsnaam]

Beste [naam],

Volgens mijn administratie staat factuur [factuurnummer] van [factuurdatum] nog open. Het gaat om [korte omschrijving van de werkzaamheden] bij [adres of project].

Het openstaande bedrag is € [bedrag]. De oorspronkelijke uiterste betaaldatum was [vervaldatum].

Wil je dit bedrag binnen zeven dagen, uiterlijk [datum], overmaken? Je kunt betalen op [IBAN], op naam van [bedrijfsnaam]. Vermeld daarbij factuurnummer [factuurnummer].

Voor het gemak heb ik de factuur opnieuw als bijlage toegevoegd.

Heb je inmiddels betaald? Laat het gerust weten, dan controleer ik de ontvangst. Heb je vragen over de factuur, neem dan contact met mij op.

Alvast bedankt voor je betaling.

Met vriendelijke groet,
[naam]
[bedrijfsnaam]
[telefoonnummer]

Werk je vanuit een team? Vervang ‘ik’ dan consequent door ‘wij’. Houd de aanspreekvorm gelijk aan die in je offerte en eerdere berichten. Zo blijft de herinnering herkenbaar als onderdeel van jouw normale communicatie.

Zo stuur je een betalingsherinnering in zes stappen

Een goede tekst helpt, maar de controle vooraf is minstens zo belangrijk. Doorloop deze stappen voordat je de herinnering daadwerkelijk verstuurt.

1. Controleer de betaalafspraak. Bekijk de geaccepteerde offerte, overeenkomst en toepasselijke voorwaarden. Gebruik de termijn die daadwerkelijk met jouw klant is afgesproken.
2. Werk de betalingen bij. Controleer bankmutaties, deelbetalingen en eventuele creditfacturen. Zoek ook naar betalingen met een verkeerd of ontbrekend kenmerk.
3. Controleer de factuur en ontvanger. Kloppen het bedrag, e-mailadres en eventuele projectnummer? Vraag bij zakelijke klanten zo nodig naar de juiste administratie.
4. Kies het passende bericht. Begin meestal met een vriendelijke herinnering. Controleer bij vervolgstappen of jouw klant zakelijk of als consument handelt.
5. Verstuur met een duidelijke bijlage. Voeg de oorspronkelijke factuur toe en controleer jouw betaalgegevens. Gebruik een herkenbare bestandsnaam, zoals ‘Factuur-[factuurnummer].pdf’.
6. Leg de opvolging vast. Bewaar het verzonden bericht en noteer de volgende controledatum. Registreer ook reacties, betaalbeloften en afspraken over termijnen.

Maak hiervoor een vast moment vrij in jouw werkweek. Dat voorkomt losse herinneringen tussen telefoontjes, materiaalinkoop en werkzaamheden op locatie. Je houdt bovendien beter overzicht over bedragen die nog binnenkomen.

Wanneer stuur je welke herinnering?

Er bestaat geen algemene regel dat je altijd drie herinneringen moet sturen. Kies een aanpak die past bij de afspraak en de klant. Onderstaand schema geeft praktische richting, maar vervangt geen beoordeling van jouw dossier.

Situatie	Passende actie	Belangrijk aandachtspunt
De betaaltermijn is net verstreken	Stuur een vriendelijke eerste herinnering	Controleer eerst of de betaling inmiddels binnenkwam
De klant reageert niet	Bel en bevestig jouw verzoek schriftelijk	Vraag of de factuur de juiste persoon bereikte
De klant betwist de factuur	Vraag naar het bezwaar en controleer de afspraken	Behandel het geschil voordat je blind verder escaleert
Een consument betaalt nog steeds niet	Overweeg een correcte veertiendagenbrief	Controleer verzuim, termijn en aangekondigde incassokosten
Een zakelijke klant blijft in gebreke	Beoordeel een formele vervolgstap	Controleer contract, verzuim en toepasselijke kostenregels

Een werkbare termijn voor je eerste bericht

Je kunt kort na de vervaldatum een eerste herinnering sturen. Een aanvullende termijn van zeven dagen geeft vaak een duidelijke reactiedatum. Bij een verkeerd bezorgde factuur kan extra ruimte redelijk zijn.

Let op: zo’n praktische termijn is niet hetzelfde als iedere juridische termijn. Voor incassokosten bij consumenten gelden bijvoorbeeld strengere eisen. Ook een ingebrekestelling moet een redelijke termijn geven voor de betreffende verplichting.

Tweede betalingsherinnering: voorbeeld met een duidelijke vervolgstap

Blijft betaling uit en reageert jouw klant niet? Maak je tweede bericht concreter, maar houd de toon professioneel. Verwijs naar jouw eerdere herinnering en vraag om betaling of contact.

Kopieerbare tekst voor je tweede herinnering

Onderwerp: Tweede betalingsherinnering factuur [factuurnummer]

Beste [naam],

Op [datum] stuurde ik een herinnering voor factuur [factuurnummer]. Volgens mijn administratie staat het bedrag van € [bedrag] nog open.

Wil je dit bedrag uiterlijk [datum] overmaken naar [IBAN]? De rekening staat op naam van [bedrijfsnaam]. Vermeld bij jouw betaling factuurnummer [factuurnummer].

Lukt betalen op dit moment niet, of klopt er iets niet? Neem dan vóór die datum contact met mij op. Dan kunnen we jouw vraag of een mogelijke betaalafspraak bespreken.

Ik heb de factuur voor het gemak opnieuw als bijlage toegevoegd.

Met vriendelijke groet,
[naam]
[bedrijfsnaam]
[telefoonnummer]

Deze tekst is een gewone tweede herinnering, geen volledige consumentenbrief voor incassokosten. Je kunt er dus niet automatisch zulke kosten mee opeisen. Ook is deze tekst niet voor ieder dossier een passende ingebrekestelling.

Particuliere klant: wanneer heb je een veertiendagenbrief nodig?

Een consument is een natuurlijk persoon die buiten beroep of bedrijf handelt. Denk aan een huiseigenaar die privé een badkamer laat verbouwen. Een zzp’er die jou voor zijn bedrijf inschakelt, handelt doorgaans zakelijk.

Wil je bij een consument buitengerechtelijke incassokosten kunnen rekenen? Dan moet je eerst aan de wettelijke voorwaarden voldoen. Artikel 6:96 lid 6 van het Burgerlijk Wetboek regelt de verplichte aanmaning. Daarbij is onder meer van belang dat de consument in verzuim is.

De consument moet vervolgens veertien dagen krijgen om zonder incassokosten te betalen. Die termijn begint op de dag na ontvangst van de brief. Reken dus niet simpelweg veertien dagen vanaf jouw verzenddatum.

Je moet ook het concrete bedrag aan incassokosten vooraf noemen. Alleen schrijven dat ‘extra kosten kunnen volgen’ is daarvoor niet voldoende.

Voorbeeldtekst voor een veertiendagenbrief

Onderstaande tekst richt zich op de aankondiging van incassokosten. Controleer eerst of de vordering opeisbaar is en verzuim is ingetreden. Laat bij twijfel jouw brief beoordelen voordat je deze verstuurt.

Onderwerp: Aanmaning en aankondiging incassokosten – factuur [factuurnummer]

Beste [naam],

Factuur [factuurnummer] van [factuurdatum] staat volgens mijn administratie nog open. Het nog te betalen bedrag is € [openstaand bedrag].

Ik verzoek je dit bedrag binnen veertien dagen te betalen. Deze termijn begint op de dag na ontvangst van deze brief.

Maak het bedrag over naar [IBAN], op naam van [bedrijfsnaam]. Vermeld daarbij factuurnummer [factuurnummer].

Betaal je het volledige openstaande bedrag binnen deze termijn? Dan breng ik geen buitengerechtelijke incassokosten in rekening.

Ontvang ik binnen deze termijn geen betaling, dan bedragen de buitengerechtelijke incassokosten € [correct berekend bedrag]. Deze kosten komen bovenop het openstaande factuurbedrag.

Neem bij vragen of betalingsproblemen zo snel mogelijk contact met mij op.

Met vriendelijke groet,
[naam]
[bedrijfsnaam]
[contactgegevens]

Gebruik bij deze brief geen extra vaste einddatum die de ontvangsttermijn verkort. Bewaar bewijs van verzending en, waar mogelijk, van ontvangst. Alleen een verzonden e-mail bewijst niet automatisch dat jouw klant deze ontving.

Komt tijdens de termijn een deelbetaling binnen? Controleer dan opnieuw welke incassokosten je nog mag rekenen. Neem niet zonder meer het bedrag uit jouw oorspronkelijke brief over.

Hoe hoog zijn wettelijke incassokosten?

Volgens het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten geldt een wettelijke staffel. Over de eerste € 2.500 bedraagt de vergoeding 15%. Het minimumbedrag is € 40; het wettelijke maximum bedraagt € 6.775. Bij hogere vorderingen gelden voor volgende delen lagere percentages.

Een rekenvoorbeeld: bij een openstaande hoofdsom van € 1.000 is 15% gelijk aan € 150. Dat is het kostenbedrag volgens de staffel, niet een automatisch verschuldigde toeslag. Eerst moet je aan de toepasselijke wettelijke voorwaarden voldoen.

De Rijksoverheid licht deze regels voor incassokosten verder toe. Tel niet zomaar administratiekosten of herinneringskosten bovenop de wettelijke incassokosten. Ook btw over incassokosten mag je niet standaard toevoegen. Daarvoor gelden aparte voorwaarden, onder meer rond jouw recht op btw-aftrek.

Zakelijke klant: controleer afspraken, rente en verzuim

Bij zakelijke klanten geldt de verplichte consumentenbrief niet op dezelfde manier. Toch blijft een heldere schriftelijke herinnering nuttig voor jouw dossier. Controleer eerst de overeenkomst en de voorwaarden die daadwerkelijk van toepassing zijn.

Een betaaltermijn op de factuur is niet automatisch een vooraf gemaakte afspraak. Leg jouw termijn daarom liefst al vast bij de opdrachtbevestiging. Voorkom dat offerte, voorwaarden en factuur elkaar op dit punt tegenspreken.

Rente is iets anders dan incassokosten

Bij te late betaling kan wettelijke rente of wettelijke handelsrente spelen. Welke rente geldt, hangt onder meer af van de soort overeenkomst. Ook moet duidelijk zijn vanaf welk moment je rente mag berekenen.

Gebruik geen rentepercentage uit een oude voorbeeldbrief zonder dit te controleren. Wettelijke percentages kunnen wijzigen tijdens de looptijd van een openstaande factuur. Bewaar bij een renteberekening daarom de periode, grondslag en gebruikte percentages.

Maak jouw vordering steeds inzichtelijk: hoofdsom, eventuele rente en eventuele incassokosten. Zet deze bedragen apart, met een duidelijke toelichting. Dat voorkomt discussies over een onverklaarbaar verhoogd totaalbedrag.

Wat doe je bij bezwaar, betalingsproblemen of stilzwijgen?

Niet iedere onbetaalde factuur vraagt om een strengere brief. Soms moet je eerst uitzoeken waarom jouw klant niet betaalt. Een kort gesprek geeft dan meer duidelijkheid dan een derde standaardmail.

De klant betwist het werk of het bedrag

Vraag welk onderdeel de klant precies betwist en waarom. Vergelijk het bezwaar met de offerte, werkbon en bevestiging van meerwerk. Bij projecten helpt een heldere uitsplitsing van uren, materiaal en extra werkzaamheden.

Denk aan een schilderklus waarbij later ook kozijnen zijn toegevoegd. Zonder schriftelijke bevestiging kan discussie ontstaan over die extra werkzaamheden. Een herinnering lost dat bewijsprobleem niet vanzelf op.

Bespreek of betaling van een onbetwist deel mogelijk is. Trek niet direct conclusies over eventuele rechten om betaling op te schorten. Laat bij een serieus geschil de afspraken en omstandigheden juridisch beoordelen.

De klant kan tijdelijk niet betalen

Een haalbare betalingsregeling kan beter werken dan steeds nieuwe herinneringen sturen. Leg het totale saldo, de deelbedragen en betaaldata schriftelijk vast. Beschrijf ook wat jullie afspreken wanneer een termijn uitblijft.

Vraag om een duidelijke bevestiging van de regeling per e-mail. Controleer daarna iedere afgesproken betaaldatum en werk het resterende saldo bij. Zo blijven jullie allebei naar dezelfde bedragen kijken.

De klant reageert nergens op

Controleer eerst of jouw contactgegevens nog kloppen en bel de klant. Vraag bij bedrijven wie de facturen verwerkt en welke gegevens ontbreken. Een ontbrekend ordernummer kan bijvoorbeeld zorgen dat de administratie jouw factuur tegenhoudt.

Blijft iedere reactie uit, verzamel dan het volledige dossier. Bewaar de opdracht, factuur, werkbonnen, correspondentie en eventuele ontvangstbewijzen bij elkaar. Daarmee kan een juridisch adviseur of incassodienst jouw positie beter beoordelen.

Veelgemaakte fouten bij een betalingsherinnering

• Een achterhaald saldo noemen. Verwerk ontvangen betalingen en creditfacturen voordat je een nieuw bericht stuurt.
• Onduidelijk blijven over de gewenste actie. Vraag om betaling of contact binnen een concrete, passende termijn.
• De verkeerde ontvanger mailen. Controleer of jouw contactpersoon ook daadwerkelijk de factuur kan laten betalen.
• Te vroeg kosten toevoegen. Controleer eerst de wettelijke voorwaarden en toepasselijke afspraken.
• Een consumentenbrief verkeerd dateren. Laat de wettelijke termijn aansluiten op ontvangst, niet alleen op verzending.
• Dreigen met stappen die niet vaststaan. Zeg bijvoorbeeld niet dat je zonder procedure direct beslag legt.
• Onnodige persoonsgegevens delen. Stuur financiële informatie alleen naar betrokken en bevoegde personen.

Let ook op de beveiliging van facturen en klantgegevens. Zet geen complete klantenlijst in de zichtbare ontvangers van een e-mail. Controleer betaalgegevens extra zorgvuldig wanneer een rekeningnummer is gewijzigd.

Wil je weten hoe Vaktura met persoonsgegevens omgaat? Dat lees je in ons privacybeleid. Voor afspraken rond het gebruik van Vaktura bekijk je onze voorwaarden. Die zijn niet automatisch bedoeld als voorwaarden voor jouw eigen klanten.

Voorkom betaalproblemen voordat je de factuur verstuurt

Goed betalingsbeheer begint al voordat je aan de klus begint. Bespreek de prijs, betaaltermijn en manier waarop je meerwerk vastlegt. Leg bij grotere opdrachten ook eventuele voorschotten en termijnfacturen vooraf vast.

Maak duidelijk aan wie je factureert en wie de opdracht bevestigt. Vraag zakelijke klanten vooraf naar een ordernummer of specifiek factuuradres. Dat scheelt herstelwerk wanneer jouw factuur later door de administratie gaat.

Met een duidelijke offerte leg je hiervoor een goede basis. Beschrijf wat bij de prijs hoort en wat daarbuiten valt. Laat wijzigingen vervolgens bevestigen voordat je extra werkzaamheden uitvoert.

Stuur jouw factuur op het afgesproken moment, met een herkenbare omschrijving. Vermeld bijvoorbeeld de kluslocatie of projectnaam wanneer dat helpt. Hoe minder jouw klant hoeft uit te zoeken, hoe eenvoudiger de verwerking.

Maak jouw betalingsherinnering onderdeel van een vaste aanpak

Gebruik een voorbeeld als startpunt, maar controleer altijd de concrete situatie. Een eerste herinnering vraagt vooral om duidelijkheid en een vriendelijke toon. Bij vervolgstappen tellen ook de klantsoort, ontvangst en juridische voorwaarden mee.

Bij Vaktura kiezen we voor praktische uitleg die jouw administratie overzichtelijker maakt. Ontdek de aanpak van Vaktura of lees meer praktische artikelen over offertes en facturen. Bewaar een passende voorbeeldtekst, controleer het saldo en plan jouw opvolging. Zo besteed je minder losse momenten aan dezelfde openstaande rekening.

Veelgestelde vragen

Wat is een betalingsherinnering precies?

Een betalingsherinnering is een bericht dat je stuurt wanneer een factuur niet op tijd is betaald. Het doel is om de klant op een vriendelijke en duidelijke manier te wijzen op de openstaande betaling. In veel gevallen is een betalingsherinnering nog niet formeel, maar vooral een servicebericht om betaling te stimuleren zonder direct druk op te voeren.

Wat moet er in een goede betalingsherinnering staan?

Een goede betalingsherinnering bevat altijd de gegevens die nodig zijn om de factuur snel te herkennen, zoals het factuurnummer, het openstaande bedrag en de oorspronkelijke betaaldatum. Ook is het slim om je eigen rekeningnummer of betaallink te vermelden, zodat betalen zo makkelijk mogelijk wordt. Voeg daarnaast een vriendelijke maar duidelijke oproep toe om alsnog binnen een bepaalde termijn te betalen.

Wanneer stuur je een eerste betalingsherinnering?

Een eerste betalingsherinnering stuur je meestal enkele dagen na het verstrijken van de betaaltermijn, bijvoorbeeld na 3 tot 7 dagen. Daarmee geef je de klant nog even ruimte, terwijl je wel laat merken dat de betaling is blijven liggen. Hoe je dit precies doet, hangt af van je relatie met de klant en van de afspraken die je vooraf hebt gemaakt.

Hoe maak je een betalingsherinnering vriendelijk maar effectief?

Gebruik een zakelijke, rustige toon en vermijd verwijtende taal. Benoem helder wat er nog betaald moet worden en geef de klant een eenvoudige vervolgstap, zoals betalen via een link of onder vermelding van het factuurnummer. Door vriendelijk te blijven én concreet te zijn, vergroot je de kans op een snelle betaling zonder de relatie onnodig te belasten.

Nuttig om te weten: praktisch factuur voorbeeld

Gerelateerd: voorbeeld factuur template

Zie ook: gebruik proforma factuur