Wat moet er wettelijk op een factuur staan? Checklist voor ZZP’ers
Een factuur is geen vodje met een bedrag erop — de Belastingdienst stelt harde eisen aan wat erop moet staan. Mis je iets, dan kan dat jou een boete opleveren en je klant zijn btw-aftrek kosten. En een zakelijke klant die daar achter komt, betaalt je factuur mooi niet totdat je een nieuwe stuurt. Hier is de complete checklist, in gewone taal.
De verplichte onderdelen op elke factuur
- Je volledige bedrijfsnaam en adres — de naam zoals die bij de KvK staat. Een handelsnaam mag, zolang die ook bij de KvK geregistreerd is.
- De naam en het adres van je klant — bij bedrijven de bedrijfsnaam, bij particulieren naam en adres.
- Je btw-identificatienummer (btw-id) — het nummer dat begint met NL en eindigt op B01 of hoger.
- Je KvK-nummer.
- De factuurdatum — de dag waarop je de factuur maakt.
- Een opeenvolgend factuurnummer — doorlopend en zonder gaten. Dus niet lukraak 2026-3, 2026-17, 2026-5. Dit is een van de meest gemaakte fouten (zie verderop).
- De leverdatum — wanneer je het werk hebt gedaan of de spullen hebt geleverd. Bij een klus over meerdere dagen: de periode.
- Een duidelijke omschrijving van wat je hebt geleverd — aard én hoeveelheid. Dus niet alleen “werkzaamheden”, maar “stucwerk woonkamer, 42 m²”.
- Het bedrag exclusief btw, uitgesplitst per btw-tarief als je meerdere tarieven gebruikt.
- Het btw-tarief per post — 21%, 9% of 0%.
- Het btw-bedrag in euro’s.
Niet verplicht, wél verstandig: je IBAN, een betaaltermijn (“betaling binnen 14 dagen”) en een betaalreferentie. Zonder rekeningnummer op de factuur ben je afhankelijk van de goede wil én het zoekvermogen van je klant.
Speciale gevallen: verlegd, KOR en kleine bedragen
Btw verlegd (onderaanneming)
Werk je als onderaannemer in de bouw, dan is de btw meestal verlegd naar je opdrachtgever. Je factureert dan zónder btw, maar je moet twee dingen extra vermelden: de tekst “btw verlegd” en het btw-id van je opdrachtgever. Vergeet je dat laatste, dan is de factuur formeel niet in orde.
KOR (kleineondernemersregeling)
Doe je mee aan de KOR, dan bereken je géén btw en vermeld je ook geen btw-tarief of btw-bedrag. Zet voor de duidelijkheid iets als “vrijgesteld van btw o.g.v. de kleineondernemersregeling” op de factuur, zodat je klant niet gaat zoeken naar het btw-bedrag.
Vereenvoudigde factuur (tot € 100)
Voor bedragen tot € 100 inclusief btw mag een vereenvoudigde factuur: naam en adres van jou, factuurdatum, omschrijving, en het btw-bedrag of de gegevens om dat te berekenen. Handig voor kleine klusjes — maar twijfel je, maak dan gewoon een volledige factuur.
De drie fouten die het vaakst geld kosten
- Gaten in de nummering. Factuur 2026-007 gevolgd door 2026-009 roept bij een controle meteen de vraag op waar 008 is gebleven. Doorlopend nummeren dus — ook verwijderde concepten tellen mee in je administratie.
- Btw verlegd zonder btw-id van de klant. Formeel een ongeldige factuur, en grote aannemers sturen ‘m daarom standaard terug. Vraag dat btw-id gewoon bij de opdracht al op.
- Vage omschrijvingen. “Diverse werkzaamheden — € 2.400” nodigt uit tot discussie, met je klant én met de Belastingdienst. Specificeer wat je deed, hoeveel en tegen welk tarief.
Hoe lang moet je facturen bewaren?
Zeven jaar — dat is de wettelijke bewaarplicht voor je administratie. Voor facturen die over onroerend goed gaan zelfs tien jaar. Digitaal bewaren mag gewoon, zolang je er bij een controle bij kunt.
Of laat je factuur het gewoon zelf regelen
Eerlijk is eerlijk: dit lijstje hoef je helemaal niet uit je hoofd te kennen. Een goed facturatieprogramma zet al deze verplichte onderdelen er automatisch op — doorlopende nummering, je btw-id en KvK-nummer, het juiste btw-tarief, en bij onderaanneming de verlegd-vermelding mét het btw-id van je klant.
Vaktura doet precies dat, gebouwd voor vakmensen: je maakt (of spreekt) een offerte, de klant tekent online, en met één tik wordt het een factuur die aan alle eisen voldoet. Probeer de eerste maand gratis — geen creditcard nodig.
Lees ook: wettelijke factuur voorbeeld
Lees ook: offerte template checklist
Lees ook: wettelijke factuur template
Lees ook: wettelijke factuur voorbeeld zzp
Lees ook: btw verleggen bouw uitleg
Lees ook: uitleg kleineondernemersregeling
Lees ook: factuur wettelijk voorbeeld
Lees ook: factuur KVK vereisten