Voorbeeld van een factuur met btw verlegd: zo vul je die in

Voorbeeld van een factuur met btw verlegd

Op een factuur met btw verlegd vermeld je het bedrag zonder btw, de tekst ‘btw verlegd’ en het btw-identificatienummer van je klant, naast de normale factuurgegevens. Je brengt zelf geen btw in rekening; je klant berekent en verwerkt de verschuldigde btw in de eigen aangifte.

Gebruik dit voorbeeld van een factuur met btw verlegd alleen wanneer de verleggingsregeling daadwerkelijk geldt. Een zakelijke opdrachtgever of een verzoek van de aannemer is daarvoor niet genoeg. Het soort werkzaamheden en jouw positie in de opdracht bepalen hoe je factureert.

Bij Vaktura helpen we je om zulke administratieve keuzes begrijpelijk te maken. Voor vakmensen met meer klussen dan tijd begint een goede factuur bij duidelijke afspraken en de juiste fiscale gegevens. Hieronder vind je een invulmodel, een stappenplan en uitleg over situaties die bij bouw- en installatieprojecten kunnen spelen.

Wat betekent btw verlegd precies?

Normaal gesproken bereken je als ondernemer btw over je werkzaamheden. Je klant betaalt die btw aan jou en jij verwerkt het bedrag in je btw-aangifte. Bij een verleggingsregeling verschuift de verantwoordelijkheid voor het aangeven van de verschuldigde btw naar de afnemer.

Dat betekent niet dat de werkzaamheden belastingvrij zijn. Je klant moet vaststellen welk btw-tarief geldt en daarover zelf btw aangeven. Heeft de klant recht op volledige aftrek van voorbelasting, dan kan die dezelfde btw doorgaans in dezelfde aangifte aftrekken. Zonder volledig aftrekrecht blijft er mogelijk btw te betalen.

Btw verlegd is geen nultarief of vrijstelling

Op een voorbeeldfactuur met btw verlegd hoort de aanduiding ‘btw verlegd’, niet alleen ‘0% btw’. Die begrippen betekenen fiscaal iets anders en leiden ook tot een andere verwerking in de administratie.

Situatie	Wat staat er op de factuur?	Wie verwerkt de verschuldigde btw?
Normale btw-heffing	Het toepasselijke btw-tarief en btw-bedrag	De leverancier geeft de btw aan
Btw verlegd	De vermelding ‘btw verlegd’, zonder berekende btw	De afnemer berekent en geeft de btw aan
Nultarief	Het tarief van 0%	De leverancier geeft de omzet aan volgens de regels voor die levering of dienst
Btw-vrijstelling	Geen berekende btw, met waar nodig een verwijzing naar de vrijstelling	Over de vrijgestelde prestatie is geen btw verschuldigd

Gebruik je factuursoftware, kies dan de specifieke btw-code voor verlegging. Een zelfgemaakt nultarief kan een factuur opleveren die er aannemelijk uitziet, maar verkeerd in je aangifte terechtkomt.

Wanneer mag je een factuur met btw verlegd sturen?

Voor veel vakmensen is onderaanneming in de bouw de bekendste toepassing. Denk aan een stukadoor die voor een hoofdaannemer wanden afwerkt, of een installateur die binnen een aangenomen bouwproject leidingwerk uitvoert. Bij werkzaamheden van stoffelijke aard aan onroerende zaken kan de verleggingsregeling gelden.

Het gaat daarbij om fysieke werkzaamheden aan bijvoorbeeld gebouwen of terreinen. Onder de regeling kunnen onder meer bouwen, herstellen, onderhouden en slopen vallen. Ook het uitlenen van personeel voor zulke werkzaamheden kan onder de verleggingsregeling vallen.

Onderaannemer, hoofdaannemer en eindklant

De verhouding tussen de partijen maakt het verschil. Een onderaannemer die kwalificerend werk voor een hoofdaannemer uitvoert, factureert doorgaans met btw verlegd. Die hoofdaannemer factureert de particuliere eindklant vervolgens met de toepasselijke btw.

Werk je rechtstreeks voor een particuliere woningeigenaar, dan pas je deze verleggingsregeling niet toe. Ook bij een zakelijke eindklant geldt niet automatisch verlegging. Een winkelier die jou rechtstreeks inschakelt voor een verbouwing, is daardoor niet ineens hoofdaannemer.

Een bijzondere situatie is de eigenbouwer: een ondernemer die binnen zijn normale bedrijfsuitoefening zonder externe opdrachtgever bouwwerkzaamheden uitvoert of laat uitvoeren. Daarvoor gelden specifieke voorwaarden. Laat die positie beoordelen voordat je een zakelijke vastgoedeigenaar als aannemer behandelt.

Niet elke dienst op een bouwplaats valt eronder

Een bouwkundige tekening, adviesrapport of zelfstandige ontwerpopdracht valt niet vanzelf onder de bouwverleggingsregeling. Alleen aanwezig zijn op een bouwplaats is geen criterium. Ook uitsluitend bouwmaterialen leveren is iets anders dan aangenomen bouwwerk uitvoeren.

Daarnaast bestaan uitzonderingen, bijvoorbeeld bij werk dat grotendeels in je eigen werkplaats gebeurt. Kijk daarom naar de hele opdracht: wat lever je, waar voer je het werk uit en voor wie? De Belastingdienst licht de voorwaarden toe bij de regels voor btw-verlegging.

Invulmodel: zo ziet een voorbeeldfactuur met btw verlegd eruit

Onderstaand model gaat uit van een Nederlandse onderaannemer die werkzaamheden factureert aan een Nederlandse hoofdaannemer. De verleggingsregeling is in dit voorbeeld van toepassing. De velden tussen vierkante haken zijn invulvelden, geen echte bedrijfsgegevens of bedragen.

Onderdeel	Wat je invult
Document	Factuur
Leverancier	[Jouw volledige bedrijfsnaam en vestigingsadres]
KvK-nummer	[Jouw KvK-nummer, indien ingeschreven]
Btw-id leverancier	[Jouw btw-identificatienummer]
Afnemer	[Volledige bedrijfsnaam en adres van de hoofdaannemer]
Btw-id afnemer	[Btw-identificatienummer van de hoofdaannemer]
Factuurnummer	[Uniek nummer binnen je opeenvolgende nummering]
Factuurdatum	[Datum waarop je de factuur uitreikt]
Uitvoeringsdatum of periode	[Datum of periode waarin je het werk hebt uitgevoerd]
Project	[Projectnaam, werklocatie en eventueel opdrachtnummer]
Omschrijving	[Bijvoorbeeld: aanbrengen van wandstucwerk op de begane grond, met omvang en afgesproken afwerking]
Vergoeding exclusief btw	[Bedrag voor de werkzaamheden, met specificatie]
Btw-behandeling	Btw verlegd
Totaal te betalen	[De vergoeding zonder toegevoegde btw]
Betaling	[IBAN, rekeninghouder, afgesproken betaaltermijn en betalingskenmerk]

Bij meerdere werkzaamheden voeg je afzonderlijke factuurregels toe. Vermeld per regel een herkenbare omschrijving en, waar passend, hoeveelheid, eenheid en prijs. Denk aan gewerkte uren, een afgesproken oppervlakte of een omschreven termijn van de aanneemsom.

Een projectnummer en IBAN zijn nuttig, maar hebben een andere functie dan verplichte fiscale gegevens. Het projectnummer helpt je klant de kosten toe te wijzen. Je rekeningnummer en betaalafspraken maken betalen eenvoudiger. Het btw-id van de afnemer is bij verlegging juist een verplicht factuurgegeven.

Welke tekst zet je bij het totaal?

De vermelding btw verlegd is de kern. Je kunt aanvullend schrijven: ‘De btw is verlegd naar de afnemer.’ Een verwijzing naar een wetsartikel is bij deze normale binnenlandse toepassing niet nodig om die vermelding te vervangen of uit te breiden.

Gebruik bij het eindbedrag liever ‘Totaal te betalen’ dan ‘Totaal inclusief btw’. Je brengt immers geen btw in rekening. Zo begrijpt ook degene die de betaling klaarzet precies welk bedrag verschuldigd is.

Zo vul je de factuur met btw verlegd stap voor stap in

1. Controleer of verlegging van toepassing is. Beoordeel de werkzaamheden en de rol van je opdrachtgever. Bewaar de opdrachtbevestiging en eventuele toelichting op de gekozen btw-behandeling bij het project.
2. Neem de juiste factuurpartij over. Gebruik de juridische naam en het adres van de onderneming die de opdracht gaf. De handelsnaam op een bouwbord kan afwijken van de partij waarmee jij de overeenkomst sloot.
3. Vul beide btw-identificatienummers in. Noteer jouw eigen btw-id en dat van je klant. Gebruik als eenmanszaak op de factuur je btw-identificatienummer, niet je omzetbelastingnummer voor contact met de Belastingdienst.
4. Voeg nummer, datums en werkomschrijving toe. Geef de factuur een uniek nummer binnen een opeenvolgende reeks. Vermeld de uitvoeringsdatum of periode als die afwijkt van de factuurdatum en omschrijf de aard en omvang van het werk.
5. Specificeer de vergoeding. Neem de afgesproken prijzen, hoeveelheden en eventuele kortingen op. Maak duidelijk of je uitgevoerd werk, meerwerk of een termijn factureert.
6. Kies de juiste btw-code. Selecteer binnenlandse btw verlegd wanneer dat de toepasselijke regeling is. Controleer of de factuur geen btw optelt en de tekst ‘btw verlegd’ zichtbaar toont.
7. Controleer en verstuur. Vergelijk de factuur met de opdracht en de werkregistratie. Voeg betaalgegevens toe, bewaar een kopie en zorg dat je administratie dezelfde btw-behandeling gebruikt.

Een voorbeeldfactuur met btw verlegd helpt bij de indeling, maar vervangt de normale factuureisen niet. Controleer je document daarom ook aan de hand van de wettelijke factuureisen voor zzp’ers.

Materialen, meerwerk en termijnfacturen

Arbeid en materialen binnen dezelfde opdracht

Lever je materialen als onderdeel van aangenomen werk dat onder de verleggingsregeling valt? Dan vallen die materialen doorgaans mee onder de btw-behandeling van die prestatie. Denk aan leidingen en koppelingen die je verwerkt bij het aanleggen van een installatie voor een hoofdaannemer.

Een losse verkoop van materialen is niet automatisch verlegd. Verkoop je uitsluitend ongebruikte voorraad zonder montage, dan moet je die levering afzonderlijk beoordelen. Het feit dat dezelfde klant eerder een factuur met btw verlegd kreeg, verandert dat niet.

Splits een samenhangende opdracht dus niet kunstmatig in arbeid zonder btw en materialen met btw. Andersom mag je een zelfstandige materiaallevering niet zonder beoordeling meenemen onder verlegging. De werkelijke afspraak en uitvoering zijn bepalend.

Meerwerk en voorschotten

Meerwerk dat onderdeel is van dezelfde kwalificerende bouwopdracht volgt doorgaans dezelfde btw-behandeling. Omschrijf wat is toegevoegd en verwijs naar de goedgekeurde meerwerkopdracht. Daarmee voorkom je niet alleen fiscale onduidelijkheid, maar ook discussie over betaling.

Bij voorschotten en termijnfacturen beoordeel je de onderliggende prestatie. Geldt daarvoor de verleggingsregeling, dan verleg je de btw in beginsel ook op de bijbehorende voorschot- of termijnfactuur. Maak zichtbaar welk deel van de opdracht je factureert en welke termijnen eerder in rekening zijn gebracht.

Leg deze afspraken vast voordat je begint. Met een duidelijke offerte maak je de werkzaamheden, uitsluitingen, betaalmomenten en btw-behandeling vooraf bespreekbaar. Een fiscale vermelding in de offerte moet wel aansluiten op de regels; een afspraak tussen partijen kan die regels niet veranderen.

Verschillende btw-behandelingen op één factuur

Bevat een opdracht werkelijk zelfstandige prestaties met verschillende btw-behandelingen? Dan kun je die op één factuur zetten, zolang je ze duidelijk scheidt. Laat zien welk bedrag is verlegd en over welke regels je wel btw berekent.

Controleer vooraf of jouw factuurprogramma en de administratie van je klant zo’n gemengde factuur goed kunnen verwerken. Aparte facturen kunnen overzichtelijker zijn, maar veranderen op zichzelf niets aan de fiscale beoordeling.

Hoe verwerk je btw verlegd in de btw-aangifte?

Een correcte voorbeeldfactuur met btw verlegd laat zien wat je verstuurt. De volgende controle is minstens zo belangrijk: sluit de boeking aan op de factuur? Voor binnenlandse verlegging gelden andere aangifterubrieken dan voor veel buitenlandse transacties.

Als jij de leverancier bent

De vergoeding voor prestaties waarbij je de btw binnen Nederland naar je klant verlegt, vermeld je in rubriek 1e van de Nederlandse btw-aangifte. Je geeft daarover zelf geen verschuldigde btw aan.

Controleer vooral na een wijziging in je factuurinstellingen of de omzet goed terechtkomt. Alleen ‘btw verlegd’ op een pdf zetten is onvoldoende wanneer de achterliggende boeking nog een normale btw-code gebruikt.

Als jij de afnemer bent

Ontvang je een factuur waarop Nederlandse btw naar jou is verlegd, dan verwerk je die in rubriek 2a. Je berekent zelf de btw volgens het tarief dat bij de prestatie hoort.

Voor zover je recht hebt op aftrek, neem je die btw ook op als voorbelasting in rubriek 5b. Die aftrek is niet automatisch volledig. Gebruik je de prestatie voor vrijgestelde activiteiten of deels privé, dan kan je aftrekrecht beperkt zijn.

Bij buitenlandse leveranciers of buitenlandse klanten kunnen onder meer rubrieken 3b, 4a of 4b en een opgaaf intracommunautaire prestaties relevant worden. De juiste verwerking hangt af van de transactie. Kopieer het binnenlandse voorbeeld daarom niet zonder controle voor internationaal werk.

Veelgemaakte fouten bij een factuur met btw verlegd

• Verleggen omdat de klant het vraagt. Een verzoek van de opdrachtgever is geen wettelijke grond. Controleer of de werkzaamheden en de verhouding tussen partijen onder de regeling vallen.
• Het btw-id van de afnemer vergeten. Alleen een KvK-nummer of projectnummer is niet voldoende. Vraag het juiste btw-identificatienummer vóór facturatie op.
• ‘0% btw’ gebruiken als vervanging. Kies de juiste verleggingscode en zet expliciet ‘btw verlegd’ op het document.
• De verkeerde onderneming factureren. Een concern kan meerdere vennootschappen hebben. Controleer welke partij de opdracht heeft verstrekt en welk btw-id daarbij hoort.
• Werkzaamheden te vaag omschrijven. ‘Werk volgens afspraak’ maakt de prestatie lastig controleerbaar. Benoem het werk, de omvang en de uitvoeringsperiode.
• Verlegging en de kleineondernemersregeling verwarren. Geen btw berekenen door deelname aan de KOR is iets anders dan btw verleggen. Gebruik deze begrippen niet door elkaar.

Let bij de KOR ook op ontvangen facturen. Een ondernemer die de KOR toepast, kan toch btw verschuldigd worden doordat een leverancier btw naar hem verlegt. Die btw is binnen de KOR doorgaans niet aftrekbaar. Laat in die situatie controleren welke aangifte nodig is.

Een verkeerd verstuurde factuur herstellen

Heb je normale btw berekend terwijl je had moeten verleggen? Pas dan niet alleen achteraf je eigen opgeslagen bestand aan. Je klant heeft een document ontvangen dat niet meer klopt en moet een duidelijke correctie krijgen.

Vaak gebeurt dat met een creditfactuur en een nieuwe factuur. Een ander correctiedocument kan ook passend zijn, mits het ondubbelzinnig verwijst naar de oorspronkelijke factuur en duidelijk maakt wat je wijzigt. Stem de verwerking af met je boekhouder.

Ten onrechte gefactureerde btw kan voor jou verschuldigd blijven totdat je de fout correct herstelt. Je klant mag die btw niet zonder meer als voorbelasting aftrekken. Is er al betaald of aangifte gedaan, controleer dan ook de terugbetaling en een eventuele aangiftecorrectie.

Het omgekeerde vraagt dezelfde aandacht: heb je onterecht ‘btw verlegd’ vermeld, dan moet je mogelijk alsnog een factuur met btw uitreiken. Leg eerst vast waarom de behandeling verandert en communiceer helder welk bedrag nog openstaat.

Van voorbeeldfactuur naar een controleerbaar projectdossier

Een goede administratie verbindt de factuur met de opdracht. Bewaar daarom niet alleen het einddocument, maar ook de offerte, opdrachtbevestiging, urenregistratie en goedgekeurd meerwerk. Daarmee kun je uitleggen wat je hebt uitgevoerd en waarom je de btw hebt verlegd.

Gebruik dit voorbeeld van een factuur met btw verlegd als vaste controle, niet als automatische keuze voor iedere zakelijke klant. Vooral een nieuwe opdrachtgever, een andere rol binnen het project of losse materiaalleveringen verdienen een nieuwe beoordeling.

Voor meer uitleg over offertes, facturen en projectadministratie vind je op onze blog meer over je administratie. Wil je kennismaken met onze aanpak, bekijk Vaktura. Informatie over gegevensverwerking staat in ons privacybeleid; de afspraken rond onze dienstverlening lees je in onze voorwaarden.

Controleer vóór verzending drie zaken: geldt de verleggingsregeling, staan alle verplichte gegevens op de factuur en klopt de verwerking in je administratie? Met die controle voorkom je herstelwerk en geef je jouw opdrachtgever een factuur die direct duidelijk is.

Veelgestelde vragen

Wat betekent btw verlegd precies?

Bij btw verlegd reken jij geen btw aan je klant, maar wordt de btw-afdracht verschoven naar de afnemer. Op de factuur zet je daarom het bedrag exclusief btw en vermeld je duidelijk dat de btw is verlegd. Je klant verwerkt de btw vervolgens zelf in de eigen btw-aangifte, mits dit voor de situatie van toepassing is.

Wanneer mag ik een factuur met btw verlegd sturen?

Je mag een factuur met btw verlegd sturen in situaties waarin de wet dit voorschrijft, bijvoorbeeld bij bepaalde diensten tussen ondernemers in de bouw of bij onderaanneming. Ook in andere sectoren kan btw-verlegging gelden, afhankelijk van het type prestatie en de rol van de afnemer. Controleer daarom altijd of de verleggingsregeling echt van toepassing is voordat je factureert.

Welke gegevens moeten op een factuur met btw verlegd staan?

Op de factuur zet je in elk geval je eigen bedrijfsgegevens, die van je klant, een factuurnummer, factuurdatum en een omschrijving van de geleverde werkzaamheden of goederen. Daarnaast vermeld je het bedrag exclusief btw, de tekst ‘btw verlegd’ en meestal ook het btw-identificatienummer van je klant. Zo voldoet de factuur aan de eisen en is voor beide partijen duidelijk hoe de btw moet worden verwerkt.

Hoe vul ik het totaalbedrag in op een factuur met btw verlegd?

Het totaalbedrag op de factuur is het bedrag zonder btw, omdat jij zelf geen btw toevoegt. Je kunt daaronder eventueel een regel opnemen met de melding dat de btw is verlegd, zodat de klant weet dat hij of zij de btw moet aangeven. Controleer ook of eventuele kosten voor materiaal, meerwerk of voorschotten op dezelfde manier moeten worden meegenomen in de factuur.

Gerelateerd: factuur voorbeeld met btw verlegd

Interessant: factuur template voorbeeld

Meer weten? btw verleggen bouw voorbeeld

Lees ook: informatie kleineondernemersregeling

Verwant artikel: factuur zonder btw toepassen