Factuur in engels maken: voorbeeld, eisen en tips

Een factuur in het Engels maken doe je door de normale wettelijke factuureisen te vertalen, je bedragen duidelijk te tonen en de btw-regel helder te vermelden. Gebruik Engelse termen, maar houd je Nederlandse administratie leidend.

Veel vakmensen zoeken op factuur in engels wanneer een klant in België, Duitsland, Ierland of het Verenigd Koninkrijk om een Engelstalige invoice vraagt. Dat is logisch. Je wilt netjes overkomen, sneller betaald worden en geen fouten maken met btw. Vaktura helpt precies daarbij: voor vakmensen met meer klussen dan tijd. Met een vaste structuur maak je snel een professionele Engelstalige factuur.

Factuur in engels: wat bedoel je precies?

Een factuur in engels is geen aparte juridische factuursoort. Het is een gewone factuur, maar dan opgesteld met Engelse labels en omschrijvingen. De inhoud moet nog steeds kloppen met de Nederlandse regels. Vooral als jouw bedrijf in Nederland staat ingeschreven.

In de praktijk zien we dit vaak bij zzp’ers in de bouw, techniek, onderhoud en zakelijke dienstverlening. Denk aan een schilder die werkt voor een expat. Of een installateur die een klus doet voor een internationaal bedrijf. De klant wil dan een invoice ontvangen, omdat de interne administratie Engelstalig werkt.

Het verschil zit dus vooral in taal, niet in plicht. Een factuur in engels moet dezelfde kerngegevens bevatten als jouw Nederlandse factuur. Denk aan factuurnummer, factuurdatum, jouw btw-nummer, klantgegevens, omschrijving, bedragen en btw.

Wil je de basisregels naast dit artikel leggen? Bekijk dan ook onze factuurcheck voor zzp’ers. Daar vind je de Nederlandse checklist voor wettelijk verplichte factuurgegevens.

Wanneer gebruik je een factuur in engels?

Je gebruikt een factuur in engels wanneer jouw klant daarom vraagt. Dat komt vaak voor bij internationale opdrachtgevers. Ook Nederlandse bedrijven met buitenlandse teams vragen er soms om. Hun finance-afdeling werkt dan met Engelse boekhoudsoftware.

Een factuur in engels is handig in deze situaties:

• Je werkt voor een klant buiten Nederland.
• Je levert diensten aan een internationaal bedrijf.
• Je klant spreekt geen Nederlands.
• Je klant gebruikt Engelse inkooporders of cost centers.
• Je wilt professioneler overkomen bij buitenlandse opdrachten.

Maak de factuur niet onnodig ingewikkeld. Een goede Engelstalige factuur is kort, duidelijk en controleerbaar. De klant moet direct zien wie factureert, waarvoor hij betaalt en wanneer betaling nodig is.

Bij Vaktura bouwen we vanuit de praktijk. Vakmensen willen geen boekhoudtaal. Ze willen een factuur sturen, door naar de volgende klus en grip houden op betaling. Via één simpele plek regel je jouw offertes en facturen overzichtelijk.

Factuur in engels maken in 8 stappen

Een factuur in engels maken gaat sneller met een vaste volgorde. Zo vergeet je minder. Ook blijft jouw administratie gelijk aan je Nederlandse werkwijze.

1. Kies als titel Invoice, niet Bill. Invoice klinkt zakelijker.
2. Vul jouw bedrijfsnaam, adres, KvK-nummer en btw-nummer in.
3. Zet de klantnaam en het volledige factuuradres op de factuur.
4. Gebruik een uniek factuurnummer uit jouw normale reeks.
5. Noteer de factuurdatum en de betaaldatum als Invoice date en Due date.
6. Omschrijf de klus helder in het Engels. Gebruik korte regels.
7. Toon bedragen exclusief btw, btw-percentage, btw-bedrag en totaalbedrag.
8. Voeg IBAN, BIC, betaaltermijn en eventuele btw-vermelding toe.

Onze ervaring is dat stap 6 de meeste fouten geeft. Vakmensen vertalen de klus soms te letterlijk. Daardoor snapt de klant de factuur minder goed. Schrijf liever simpel. Repair of leaking tap in kitchen is duidelijker dan een lange technische zin.

Heb je eerst een prijsopgave gestuurd? Zorg dan dat de factuur aansluit op de offerte. Op die manier herkent de klant de opdracht direct. Voor betere voortrajecten vind je praktische tips in onze slimme offerte-aanpak.

Welke gegevens moeten op een factuur in engels staan?

Een factuur in engels moet inhoudelijk compleet zijn. De taal verandert niets aan je wettelijke plichten. Volgens de Belastingdienst moet je jouw administratie meestal 7 jaar bewaren. Voor onroerend goed gelden vaak langere termijnen. Zie de toelichting van de Belastingdienst over bewaren.

Gebruik deze onderdelen als vaste controlelijst:

• Invoice number: een uniek en doorlopend factuurnummer.
• Invoice date: de datum waarop je de factuur maakt.
• Supplier details: jouw bedrijfsnaam, adres en contactgegevens.
• Customer details: naam, adres en eventueel contactpersoon.
• VAT identification number: jouw btw-identificatienummer.
• Chamber of Commerce number: jouw KvK-nummer.
• Description: duidelijke omschrijving van werk, materiaal of dienst.
• Supply date: datum of periode waarin je de klus uitvoerde.
• Subtotal: bedrag exclusief btw.
• VAT rate and VAT amount: btw-percentage en btw-bedrag.
• Total amount due: het totaalbedrag dat de klant moet betalen.
• Payment details: IBAN, BIC, betaaltermijn en kenmerk.

Een factuur in engels blijft dus vooral een nauwkeurige vertaling. Gebruik geen losse vertaaltool zonder controle. Kleine woorden kunnen veel uitmaken. Due date betekent betaaldatum. Delivery date betekent leverdatum. Dat is niet hetzelfde.

Engelse factuurtermen voor vakmensen

Een goede factuur in engels gebruikt vaste woorden. Dat helpt jouw klant. Het helpt ook boekhoudpakketten, accountants en controllers. Zij zien dan direct welk veld wat betekent.

Nederlands	Engels op factuur	Praktische uitleg
Factuur	Invoice	Gebruik dit als titel bovenaan.
Factuurnummer	Invoice number	Laat dit gelijk lopen met jouw reeks.
Factuurdatum	Invoice date	Datum waarop je de factuur verstuurt.
Vervaldatum	Due date	Datum waarop de klant moet betalen.
Omschrijving	Description	Beschrijf de klus of levering kort.
Bedrag excl. btw	Subtotal excl. VAT	Bedrag vóór btw.
Btw	VAT	Value Added Tax.
Totaal te betalen	Total amount due	Het eindbedrag voor de klant.
Betaaltermijn	Payment term	Bijvoorbeeld 14 of 30 days.
Betalingskenmerk	Payment reference	Gebruik factuurnummer of klantnummer.

Gebruik liever geen creatieve termen. Een factuur in engels moet voorspelbaar zijn. Een controller wil geen zoektocht. Die wil de factuur snel goedkeuren.

Bij projecten zien we dat duidelijke termen zorgen voor minder heen-en-weer mailen. Zeker bij spoedklussen is dat waardevol. De factuur is dan geen discussiepunt, maar een afronding.

Btw op een factuur in engels: dit moet je weten

De btw-regel bepaalt vaak hoe jouw factuur in engels eruitziet. Lever je aan een Nederlandse klant? Dan gebruik je meestal de normale Nederlandse btw. Lever je aan een ondernemer in een ander EU-land? Dan kan verlegging van btw gelden.

Bij btw-verlegging vermeld je vaak VAT reverse-charged of Reverse charge applies. Controleer dan altijd het btw-nummer van de klant. Dat kan via VIES, het Europese systeem voor btw-nummers. Bewaar ook bewijs van de controle in je administratie.

Werk je voor een particulier in het buitenland? Dan gelden soms andere regels. Dat hangt af van de dienst, het land en jouw omzet. Vraag bij twijfel advies aan je boekhouder. Zeker bij diensten aan vastgoed, digitale diensten of werk buiten de EU.

Een factuur in engels voor een buitenlandse klant moet de btw-regel helder uitleggen. Schrijf niet alleen 0%. Voeg een korte tekst toe. Bijvoorbeeld VAT reverse-charged to the customer. Zo snapt de klant waarom er geen btw-bedrag staat.

Voorbeeld van btw-vermelding

Gebruik bij een EU-zakelijke klant bijvoorbeeld deze zin: VAT reverse-charged to the customer according to EU VAT rules. Houd het kort. De factuur moet leesbaar blijven.

Gebruik bij Nederlandse btw bijvoorbeeld: VAT 21% included as shown below. Dit past bij gewone Nederlandse leveringen. Voor schilderwerk aan woningen kan soms 9% gelden. Controleer altijd de actuele regels.

Voorbeeld van een factuur in engels

Onderstaand voorbeeld laat zien hoe je een factuur in engels opbouwt. Pas de tekst aan jouw bedrijf, klus en klant aan. Gebruik geen fictieve btw-regels zonder controle.

Invoice	Invoice number: 2025-014
Supplier	Jansen Installatiewerk, Voorbeeldstraat 10, 1234 AB Utrecht
Customer	Green Office Ltd, 24 Market Street, Dublin, Ireland
Invoice date	15 March 2025
Due date	29 March 2025
Description	Installation of kitchen tap and repair of water connection
Supply date	12 March 2025
Subtotal excl. VAT	€ 420.00
VAT	VAT reverse-charged to the customer
Total amount due	€ 420.00
Payment details	IBAN NL00 BANK 0123 4567 89, BIC BANKNL2A

Dit voorbeeld is bewust eenvoudig. Een factuur in engels hoeft niet druk te zijn. Zorg vooral dat de juiste gegevens erin staan. Voeg bij grotere projecten eventueel een projectnummer toe. Internationale klanten gebruiken vaak een purchase order. Zet dat nummer duidelijk op de factuur.

Gebruik je Vaktura, dan werk je sneller met vaste klantgegevens. Dat voorkomt tikfouten. Dat past bij onze belofte: minder administratie, meer tijd voor jouw klus.

Valuta, betaling en bankgegevens

Factureer je vanuit Nederland? Dan is euro meestal de handigste valuta. Dat voorkomt koersverschillen. Wil de klant betalen in ponden of dollars? Maak daar vooraf duidelijke afspraken over.

Zet altijd je IBAN op de factuur. Voeg ook je BIC toe bij internationale betalingen. Binnen SEPA gebruiken veel banken de BIC minder actief. Toch voorkomt het vragen van buitenlandse administraties.

Schrijf je betaaltermijn in duidelijk Engels. Bijvoorbeeld Payment within 14 days after invoice date. Dat is duidelijker dan alleen Net 14. Niet elke klant kent die afkorting.

Vermeld ook wat de klant als betalingskenmerk gebruikt. Kies bij voorkeur het factuurnummer. Daardoor koppel je betaling sneller aan de juiste factuur.

Veelgemaakte fouten bij een factuur in engels

Een factuur in engels lijkt simpel. Toch gaan er in de praktijk vaste dingen mis. Die fouten zorgen voor vertraging, vragen of afwijzing door de klant.

1. Het factuurnummer wijkt af

Sommige ondernemers starten een aparte Engelse reeks. Dat lijkt netjes, maar geeft verwarring. Houd één doorlopende reeks aan. Zo klopt je administratie beter.

2. De btw-tekst is te vaag

Alleen VAT 0% is vaak te mager. Leg kort uit waarom je geen btw rekent. Gebruik bij verlegging de term reverse charge.

3. De omschrijving is te technisch

Een klant wil begrijpen waarvoor hij betaalt. Gebruik simpele Engelse woorden. Vermijd lange productcodes zonder uitleg.

4. De betaalgegevens ontbreken

Zonder IBAN of duidelijke due date betaalt een klant later. Zet betalingsgegevens daarom dicht bij het totaalbedrag.

5. De klantgegevens zijn niet compleet

Controleer bedrijfsnaam, adres en btw-nummer. Vooral bij buitenlandse entiteiten is spelling belangrijk. Eén fout kan interne goedkeuring vertragen.

Wil je meer praktische administratietips voor zzp’ers en vakmensen? Op het Vaktura blog delen we regelmatig uitleg zonder onnodig jargon.

Factuur in engels en privacy: let op klantgegevens

Een factuur bevat persoonsgegevens en bedrijfsgegevens. Denk aan namen, adressen, e-mailadressen en betalingskenmerken. Ga daar zorgvuldig mee om. Stuur facturen niet naar willekeurige contactpersonen.

Gebruik een veilig systeem voor opslag. Beperk toegang tot mensen die de factuur nodig hebben. Bij Vaktura vinden we dat logisch. Administratie moet makkelijk zijn, maar ook netjes geregeld. Lees daarom ook onze privacy-afspraken als je wilt weten hoe wij met gegevens omgaan.

Werk je met algemene voorwaarden? Verwijs daar dan kort naar op je factuur of offerte. Zeker bij internationale opdrachten wil je duidelijkheid over betaling, aansprakelijkheid en meerwerk. Onze algemene afspraken laten zien hoe wij dit zelf transparant regelen.

Zo schrijf je Engelse omschrijvingen voor klussen

Een sterke factuur in engels gebruikt geen schoolboektaal. Schrijf zoals een vakman. Kort, feitelijk en begrijpelijk. Noem wat je deed, waar je het deed en welke materialen je leverde.

Goede voorbeelden zijn:

• Replacement of broken roof tiles after storm damage.
• Painting of living room walls and ceiling.
• Maintenance of central heating system.
• Installation of outdoor lighting in garden area.
• Emergency repair of leaking water pipe.

Vermeld bij grotere klussen de periode. Bijvoorbeeld Work performed from 3 to 7 June 2025. Dat helpt bij controle. Het voorkomt ook vragen achteraf.

Gebruik bij materiaal aparte regels wanneer dat nuttig is. Splits arbeid en materiaal dus niet altijd. Doe het vooral als de klant dat nodig heeft. Denk aan verzekeraars, vastgoedbeheerders of projectadministraties.

Professioneel factureren met Vaktura

Een factuur in engels maken kost tijd als je alles handmatig doet. Je moet termen vertalen, nummers controleren en btw-teksten kiezen. Dat is precies de administratie waar veel vakmensen op vastlopen.

Vaktura is gemaakt voor vakmensen met meer klussen dan tijd. Je werkt met een heldere opbouw. Je bewaart klantgegevens netjes. Je houdt offertes en facturen bij elkaar. Zo hoef je minder te zoeken.

In de praktijk zien we dat vooral rust oplevert. Je sluit de klus sneller af. Je klant krijgt een duidelijke factuur. Jij houdt overzicht over openstaande bedragen. Dat maakt je administratie niet spannender, maar wel beter.

Maak je vaak een factuur in engels? Leg dan een vaste Engelstalige tekst klaar. Denk aan jouw betaalzin, btw-zin en algemene omschrijving. Zo werk je sneller. Ook blijft jouw stijl herkenbaar.

Checklist voordat je de factuur verstuurt

Controleer je factuur in engels altijd voordat je op verzenden klikt. Een korte check voorkomt veel herstelwerk. Gebruik deze lijst bij elke internationale factuur.

• Staat bovenaan duidelijk Invoice?
• Klopt jouw bedrijfsnaam met KvK en btw-gegevens?
• Is het klantadres volledig en juist gespeld?
• Past het factuurnummer in jouw normale reeks?
• Staan invoice date en due date op de factuur?
• Is de klusomschrijving kort en duidelijk?
• Klopt de btw-regel voor deze klant?
• Zijn subtotal, VAT en total amount due logisch?
• Staan IBAN, BIC en payment reference erbij?
• Heb je een kopie opgeslagen voor je administratie?

Verstuur de factuur als pdf. Dat voorkomt verschuivingen in opmaak. Zet het factuurnummer ook in de bestandsnaam. Bijvoorbeeld Invoice-2025-014-Green-Office.pdf. Dat helpt jouw klant én jezelf.

Veelgestelde vragen over een factuur in engels

Is een factuur in engels rechtsgeldig?

Ja, een factuur in engels kan rechtsgeldig zijn. De inhoud moet wel aan de juiste factuureisen voldoen. Voor een Nederlandse ondernemer blijven de Nederlandse administratie- en btw-regels belangrijk.

Moet ik euro’s gebruiken op een Engelse factuur?

Dat hoeft niet altijd, maar euro’s zijn vaak het meest praktisch. Je voorkomt koersverschillen in je boekhouding. Spreek een andere valuta vooraf duidelijk af met de klant.

Wat zet ik op de factuur bij btw-verlegging?

Gebruik een korte Engelse zin zoals VAT reverse-charged to the customer. Controleer ook het btw-nummer van de klant. Bewaar die controle bij je administratie.

Mag ik mijn Nederlandse factuurnummer gebruiken?

Ja, dat is zelfs verstandig. Gebruik één doorlopende reeks voor al je facturen. Zo blijft je administratie overzichtelijk en controleerbaar.

Kan Vaktura helpen bij een factuur in engels?

Ja, Vaktura helpt je sneller en netter factureren. Je werkt met vaste gegevens en duidelijke stappen. Dat scheelt tijd bij elke volgende klus.

Veelgestelde vragen

Wanneer gebruik je een factuur in engels?

Je gebruikt een factuur in engels meestal wanneer je factureert aan een buitenlandse klant of wanneer je klant expliciet om een Engelstalige factuur vraagt. Dat is vooral handig als je zaken doet met internationale bedrijven, omdat zij de factuur sneller kunnen verwerken. Zorg er wel voor dat je eigen administratie en de wettelijke factuureisen in Nederland gewoon correct blijven.

Welke gegevens moeten op een factuur in engels staan?

Op een factuur in engels moeten in principe dezelfde verplichte gegevens staan als op een Nederlandse factuur. Denk aan je bedrijfsgegevens, de gegevens van de klant, factuurnummer, factuurdatum, omschrijving, aantallen, tarieven en het totaalbedrag. Ook de btw-vermelding moet duidelijk zijn, bijvoorbeeld met de juiste Engelse termen zoals ‘VAT’ of ‘Reverse charge’ als dat van toepassing is.

Moet een factuur in engels ook Nederlands blijven voldoen aan de regels?

Ja, de Nederlandse wettelijke eisen blijven altijd leidend, ook als je de factuur in het engels opstelt. De vertaling verandert niets aan de verplichte onderdelen, zoals opeenvolgende factuurnummers en een correcte btw-vermelding. Als je twijfelt, is het verstandig om je factuur naast de Nederlandse administratie te controleren voordat je deze verstuurt.

Hoe voorkom je fouten bij een factuur in engels?

Controleer altijd of het factuurnummer logisch aansluit op je reeks en of alle klantgegevens compleet zijn. Let ook op een heldere omschrijving van je werkzaamheden, zodat de klant direct begrijpt waarvoor je factureert. Tot slot is het slim om de btw-tekst, valuta en betaalgegevens nog eens extra na te kijken, omdat juist daar vaak fouten ontstaan.

Lees ook: factuur voorbeeld in het Nederlands

Lees ook: engelse simpele factuur

Lees ook: engelse factuur template

Lees ook: btw verleggen bouw uitleg

Lees ook: kleineondernemersregeling voor vakman

Lees ook: internationaal factuur voorbeeld

Lees ook: engelstalig facturen voorbeeld

Lees ook: factuur kvk eisen